Arborescences interminables, versions multiples et fichiers enregistrés au mauvais endroit : le problème ne vient pas toujours des utilisateurs. Il vient parfois de la logique de classement elle-même.
Avec M-Files, un document n’est plus retrouvé grâce à son emplacement, mais grâce à ce qu’il représente : un client, un projet, un contrat, un statut ou une date.
Dossiers complexes
Les sous-dossiers se multiplient avec la croissance.
Recherche lente
Il faut connaître le chemin exact du document.
Doublons
Le même fichier est copié à plusieurs endroits.
Mauvaises versions
Les équipes ne savent plus quel fichier utiliser.
Le classement traditionnel atteint vite ses limites
Le classement par dossiers fonctionne lorsque le volume de documents reste limité. Mais à mesure que l’entreprise grandit, les arborescences deviennent plus complexes : dossiers, sous-dossiers, années, clients, projets et types de documents se multiplient.
Un contrat peut pourtant appartenir à la fois à un client, à un projet, à une année et à un service. Où faut-il l’enregistrer ? Cette logique entraîne souvent des doublons, plusieurs versions et une perte de temps.
L’enjeu n’est pas seulement de stocker les documents, mais de pouvoir retrouver rapidement la bonne information.
On ne cherche plus où le document est stocké
Avec une arborescence traditionnelle, la question est : « Dans quel dossier le document a-t-il été enregistré ? » Avec M-Files, les documents sont organisés selon leur contexte et les informations qui les décrivent.
Dossier ou contexte : quelle différence ?
| Critère | Classement par dossiers | Classement par contexte avec M-Files |
|---|---|---|
| Organisation | Le document est rangé dans un emplacement précis. | Il est associé au client, au projet, au type et au statut. |
| Recherche | Il faut connaître le dossier ou le sous-dossier. | Le fichier est retrouvé grâce aux informations connues. |
| Flexibilité | Un fichier possède un emplacement principal. | Un document appartient à plusieurs contextes sans être copié. |
| Doublons | Plusieurs copies peuvent être créées. | Une version unique est accessible depuis plusieurs vues. |
| Évolution | L’arborescence devient difficile à maintenir. | La structure évolue selon les besoins de l’entreprise. |
Un même document peut appartenir à plusieurs contextes
Un contrat fournisseur peut être associé simultanément à un fournisseur, à un projet, à une société et à un statut. Ces informations deviennent des métadonnées permettant de retrouver le document sans créer plusieurs copies.
Implémentation ERP
ABC Supplier
OneSolutions
Approuvé
Recherche plus rapide
Retrouvez le fichier depuis un client, un projet ou une date.
Une version unique
Chaque collaborateur accède au même document de référence.
Moins de doublons
Le document apparaît dans plusieurs contextes sans être copié.
Version, validation et accès : mieux contrôler les documents
La gestion documentaire doit garantir que les collaborateurs accèdent à la bonne version, au bon moment et avec les bons droits.
Quand cette approche devient-elle particulièrement utile ?
Contrats
Recherche par client, fournisseur, projet, statut ou échéance.
Factures
Association à une entreprise, une période ou une validation.
Ressources humaines
Organisation par collaborateur, document et statut.
Gestion de projet
Centralisation des documents liés à chaque projet.
Qualité et procédures
Suivi des versions, validations et documents applicables.
Documentation technique
Recherche par produit, équipement, site ou projet.
Pourquoi déployer M-Files avec OneSolutions ?
Déployer une solution de gestion documentaire ne consiste pas simplement à installer un outil. Il faut comprendre la manière dont vos documents sont organisés, recherchés, partagés et intégrés à vos processus.
OneSolutions vous accompagne de l’analyse de vos besoins jusqu’à l’adoption de M-Files par vos équipes.
- Analyse des usages et des processus existants
- Conception d’une structure de métadonnées claire
- Configuration des workflows et des droits d’accès
- Intégration avec votre environnement informatique
- Formation des équipes et accompagnement dans la durée
FAQ sur le classement par contexte avec M-Files
Qu’est-ce que le classement par contexte ?
Il consiste à organiser un document selon les informations qui le décrivent : client, projet, type, statut ou date.
Faut-il supprimer toute l’arborescence existante ?
Pas nécessairement. La transition peut être progressive et adaptée aux usages de l’entreprise.
Un document peut-il apparaître dans plusieurs contextes ?
Oui. Un seul document peut être retrouvé depuis différents clients, projets ou processus sans être dupliqué.
Comment M-Files gère-t-il les versions ?
M-Files conserve l’historique des modifications et permet d’accéder à la version de référence du document.
Pourquoi faire appel à OneSolutions ?
OneSolutions configure M-Files selon vos besoins, vos processus et votre environnement afin de faciliter son adoption par les équipes.
Vos équipes perdent du temps à chercher la bonne information ?
Échangeons sur votre organisation documentaire et découvrons comment M-Files peut simplifier l’accès, la validation et le partage de vos documents.
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